PRIVACYVERKLARING WATERSPORT OOSTENDE SPUIKOM VZW


Algemeen

In deze privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij nemen de nodige maatregelen om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WOS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinde(n) waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en de types persoonsgegevens die verwerkt worden zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • desgevallend per doeleinde vragen om je uitdrukkelijke actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene betreffende je persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.


Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door WOS verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van opleidingen, bijeenkomsten, trainingen en wedstrijden: inschrijvingsadministratie (contractuele grond) en beschikbaar maken van een attest van deelname (gerechtvaardigd belang)
  • Het voeren van correspondentie met WWSV, sportraden en administraties m.b.t. clubwerking (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder:
  • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum
  • Het unieke RN m.b.t. ledenadministratie op niveau WWSV of ambten;
  • Voor een vlotte deelname aan activiteiten: visuele of motorische beperking, gezondheidsproblemen

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).
Wij verzamelen geen contactgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten sportfederatie of -club.


Verstrekking van persoonsgegevens aan derde-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derde-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Deze partijen (derde-ontvangers) dienen op hun beurt de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.


Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).


Bewaartermijn

WOS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen echter per doeleinde verschillen.
WOS verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking).


Beveiliging van de persoonsgegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die omwille van clubwerking van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • Er dient een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid gehanteerd op het gebruikte systeem;
  • Er kan gewerkt worden met een pseudoniem of encryptie voor of van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Er dienen systematisch back-ups gemaakt van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Alle bestuursleden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze personen wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten betreffende je persoonsgegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op verwijdering van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.


Wijzigingen aan onze privacyverklaring

WOS kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 08 oktober 2018.

 

Namens het bestuur Watersport Oostende Spuikom

Luc Vermeesch